Tukipalvelut
Tukipalvelut eli yhteiset opintopalvelut ja hallintopalvelut:
Yhteiset opintopalvelut sisältävät verkoston opiskelijoille ja opettajille yhteisesti tuotetut verkostopalvelut, eli ne prosessit, joilla tuetaan verkoston opettajien ja opiskelijoiden työtä, eli mahdollistetaan heidän keskittymisensä tärkeimpään, eli opetukseen ja opiskeluun. Yhteisistä opintopalveluista vastaa opintosuunnittelija.
Yhteiset opintopalvelut muodostavat ne keskeiset käytänteet, joiden kautta verkoston opiskelijat ja opettajat ovat konkreettisimmin yhteydessä Rural Studies -verkostoon. Koordinaatiotiimin ja opettajien sekä opiskelijoiden vuorovaikutuksen laatu on merkittävä osa koko Rural Studies -verkoston toiminnan laadukkaaksi kokemista.
Yhteisiin opintopalveluihin sisältyy: neuvonta ja yhteydenpito opettajiin ja opiskelijoihin, opintojaksojen moninaiset järjestelyt, johon kuuluu opetuksen aikatauluista sopiminen, mahdolliset tilavaraukset (lähijaksoilla), ilmoittautumisten vastaanotto, opintosuoritusten kirjaamiseen liittyvät tehtävät, opiskelija- ja opintosuoritusten hallinta, koontitodistusten laadinta suoritetuista opinnoista.
Ruralia-instituutin Mikkelin yksikön järjestämillä opintojaksoilla opintosuunnittelija osallistuu opintojakson suunnitteluun ja toteutukseen. Opintosuunnittelija on opiskelijoiden käytettävissä henkilökohtaiseen opintoneuvontaan. Opintopalveluja tuotetaan myös verkkosivujen kautta. Opintosuunnittelija päivittää verkoston verkkosivuja.
Laatu opintopalveluissa
Hyvät opintopalvelut luovat toimivat vuorovaikutuskäytänteet myös opiskelijoiden ja opintosuunnittelijan välille. Opiskelijat saavat tarvitsemansa tiedon opetuksesta ja kokevat saavansa hyvää palvelua. Opettajat saavat tukea opintojaksojen järjestelyihin ja kokevat opettamisen Rural Studies -verkostossa mukavaksi tapahtumaksi. Rural Studies -verkostossa johtoryhmä, opiskelijat ja opettajat voivat keskittyä oleelliseen.
Yhteiset yleis- ja taloushallintopalvelut tarkoittaa prosesseja, joissa koordinaatiotiimi valmistelee johtokunnan kokoukset ja sen käsittelemät asiat, Ruralia-instituutin ja Helsingin yliopiston hallinnon tarvitsemat asiat ja seurantatiedot sekä sopimukset. Yhteisistä yleis- ja taloushallintopalveluista vastaa ohjelmakoordinaattori yhteistyössä koordinaatiotiimin kanssa. Esittelyvastuu on ohjelmakoordinaattorilla.
Tärkeänä verkoston yleishallinnon prosessina on johtoryhmän kokousten valmistelu alkaen kokouksen käytännön järjestelyistä aina esityslistojen ja pöytäkirjojen laatimiseen. Keskeinen tehtävä on päätösten valmisteluun liittyvä selvitystyö. Verkoston kokousten sisällöllinen valmisteluvastuu on esittelijänä toimivalla ohjelmakoordinaattorilla. Valmistelun kuluessa hän on tiiviissä kanssakäymisessä ensisijassa johtoryhmän puheenjohtajan ja tarvittaessa myös muiden johtoryhmän jäsenten kanssa.
Tukipalvelutoiminnoista tuotetaan arviointiprosessiin seurantaindikaattoreita, kuten tilastoja opiskelijoista (pääaine, ikä, sukupuoli, kotilääni), opintosuorituksista, opintojaksoille osallistumisesta jne.
Laatu tukipalveluprosesseissa
Hyvät tukiprosessit luovat toimivat vuorovaikutuskäytänteet eri toimijoiden välille ja toimijat kokevat saavansa hyvää palvelua. Johtoryhmätyöskentelyssä johtoryhmän ja erityisesti sen puheenjohtajan ja koordinaatiotiimin välinen yhteistyö on toimivaa. Johtokunnan kokoukset valmistellaan hyvin ja johtokunta saa keskustelua ja päätöksentekoaan varrten riittävästi tietoa. Päätöksenteko on sujuvaa ja tehokasta.